【テンプレ付き】初めてでもできる司会進行の台本作成、イベントを成功させるためのポイントを紹介

daihon イベント

誰しもが円滑に進めたいと考えるイベント当日。円滑にイベントが進むか否かは司会進行の腕にかかっていると言っても過言ではありません。

この記事では、そんな重要な役割を担う司会進行について、司会を任されたけど何をすればいいかわからないという方に向けに、イベント司会進行の概要と司会進行台本の書き方をご紹介します。

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1.イベント司会進行の役割について

司会進行の主な役割は、2つあります。

1つ目は、イベント内で予定されていることを決まった時間(スケジュール)に沿って進めていくことです。イベント中、登壇者は自分の発表や意見を伝えることに集中しています。また、場が盛り上がることでついつい持ち時間を忘れてしまうこともあるでしょう。

そんなときに司会進行が適切なタイミングでアナウンスを入れることで、イベントをスケジュール通りに進めることができます。もし、イベント中に時間を管理する人がいなかったら、登壇者は思い思いに発表を進めてしまい、スケジュールがどんどん押してしまいます。

その結果、イベントの予定終了時刻を過ぎてしまう、または予定していたコンテンツをカットしなければ予定通り終わらないということが発生してしまうでしょう。

また、講演に慣れていない登壇者の場合、予定よりも早く終了してしまうこともあるでしょう。そのような場合は司会進行のほうでフォローするか、そういった場合のためのコンテンツを予め用意しておくことで対応しましょう。

いずれにしても参加者と登壇者の間に立つ司会進行は、双方がイベントに集中し満足してもらうためにも、全体の舵を取っている気持ちでイベントに臨むことが大切です。

2つ目は、会場全体に目を配ってサポートをすることです。

具体的には参加者が緊張している様子だったら小話で和らげる、登壇者が困っていたらひと声かけてみる、予定されているタイミングで運営スタッフに合図を送るなどです。

何を補えば会場の雰囲気が良くなるか、状況に応じた行動を取ることを意識するだけでもサポートになります。

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2.なぜイベントの司会進行の台本が必要なのか?

ここまで司会進行の役割を説明させて頂きました。では、なぜ司会進行台本が必要なのでしょうか。そもそも司会台本と司会進行台本は異なるものです。司会台本とは司会者がいつ何を話すかをまとめたもののことであり、この台本と、各スタッフがいつ何をするべきか等をまとめた進行表を合わせたものが司会進行台本となります。

司会者は司会台本に書かれたものをアナウンスすれば良いと考えがちですが、「イベント司会進行の役割について」でも記載した通り、イベント全体が円滑に進むよう意識しながら進めていく必要があります。

もし運営スタッフと司会者がお互いの動きを知らずに時間という目安だけで動いた場合、手探り状態でまとまりのないグダグダな進行となり、イベントが成功したとは言い難いものになるでしょう。そのためにも司会進行台本が必要になります。

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3.イベントの司会進行の流れ

円滑な司会進行は、全体の流れを把握しておくことが重要です。ここでは、イベントの大きな流れを理解していきましょう。

開会前のアナウンス

開会の前には、事前に参加者に知っておいてほしいことを周知します。会場案内や当日のスケジュール、携帯電話をマナーモードにする等の注意事項についてアナウンスすると良いでしょう。また、アナウンスはロビーにいる人たちが余裕を持って席に着けるように、開会の15分前と5分前の2回か5分前に1回行いましょう。

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オンラインイベントの場合は、イベントのタイムスケジュールや質疑応答の仕方、マイクをミュートにしておくことなどの説明をまとめたものを画面に表示しておくことをおすすめします。

開会のあいさつ

参加していただいた方への感謝の意とイベントの目的を伝えたら、最後に司会者の自己紹介を手短に行います。イベントの冒頭は緊張しやすいので、ゆっくりと丁寧に話すことがポイントです。

オンラインの場合、配信直後の第一印象が重要です。配信直後の雰囲気がそのイベント全体の第一印象につながるので、スムーズにあいさつを始められると好印象です。

イベントの概要説明

各ゲストの登場時間や休憩時刻などイベントの細かいスケジュールを参加者と共有します。概要を理解してもらい、参加者の興味を深めましょう。

オンラインの場合、質問の投稿やアンケートの回答など参加者に利用してほしい機能は、ここでしっかり説明しましょう。参加者に機能を活用してもらうことが、イベント全体の盛り上がりに好影響をもたらすからです。

ゲスト・登壇者紹介

公式プロフィールからの抜粋や本人からのヒアリングから、事前にゲストの略歴を作成します。略歴を紹介したあとゲストが登場するときは、いつもよりも大きめの声でハキハキ話すとメリハリがつきます。また、参加者の高揚感を高めるのに効果的です。

オンラインの場合、ゲストが発言する前に「マイクのミュートを解除してから発言をお願いします。」といったひと声をかけると、ゲストの音声が聞こえないというトラブルの回避することができます。

休憩前後のアナウンス

長時間のイベントであれば、途中で休憩が入ることもあります。ここでは改めてお手洗いや喫煙所など会場案内のアナウンスをします。また、参加者が休憩時間内に席に着けるよう、複数回にわたって休憩が終了する時刻を手短に伝えていきましょう。

オンラインの場合、再開の時刻と休憩後のスケジュールをまとめたものを画面に表示しておくことをおすすめします。

質疑応答

質疑応答は司会からゲストと参加者に振っていきましょう。参加者にはイベントで得たかった情報を持ち帰ってもらうために、ゲストには参加者が得たいと思っている情報を引き出してもらうために、仲介するという大きな役割が司会にはあります。

オンラインの場合、視聴者のリアクションが分かりづらいので主催者側から積極的にリアクションを促すことが大切です。アンケートなど参加型の取り組みを導入すると、参加者のリアクションを効果的に得ることができます。

閉会のあいさつ

締めのあいさつでは、参加者にイベントへ来ていただいたことに対する感謝の言葉を盛り込みつつ、アンケートの依頼や次回イベントへの申し込みといった行動を参加者に取ってもらえるような内容をアナウンスしましょう。イベントの種類にもよりますが、もしモデレーター等が別にいて、その役割の人が挨拶をする場合は任せても良いでしょう。

オンラインの場合、接続はすぐに切らずに10分ほどは表示したままでも良いですが、もし接続をすぐに切る際はその旨を伝えて切るようにしましょう。

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4.司会進行の台本の構成

予めスケジュールする進行の時間は想定よりも1割から2割ほど余裕を持たせておきましょう。イベントがスケジュールよりも早く進んだ場合に何かを追加することはさほど難しくありませんが、遅れている場合に、何かを削ることは難しいからです。

なお、登壇者等をはじめとするゲストの動きは会場の導線をイメージして書いておくと良いでしょう。具体的には上手(かみて)と下手(しもて)のどちらから登場するか、スタンバイは何時にするか、どのタイミングで一礼するかなどがあると良いです。

また、セリフは箇条書きではなくそのまま読める文章で書いておくことが大切です。箇条書きだと本番で文言が変わりやすく、スタッフなども「ここのタイミングでいいのかな?」と誤解を招くのを防ぐことができます。

5.台本の例

時間事項内容
12:30開場■マイク確認(担当:〇〇)  
■照明:客入れ明かり  
12:45開会15分前 アナウンス■司会:影アナ1
本日は「〇〇〇〇(イベント名)」にご来場いただき 誠にありがとうございます。
ご来場の皆様にお願いいたします。 会場内での喫煙・飲食はご遠慮ください。
トイレは扉を出て左手、喫煙所は扉を出て右手にございます。
携帯電話のアラームや着信音は
ほかのお客様のご迷惑となりますので
マナーモードに設定していただくか
電源をお切りいただくようお願いいたします。
それでは、開会まで今しばらくお待ちください。
12:55開会5分前 アナウンス■司会:影アナ2
まもなく開会いたします。
どうぞ、お席にお着きになってお待ちください。

6.イベント司会進行のコツ・ポイント

【リハーサル】シミュレーションは念入りに行う

リハーサルでは自分のセリフと動きを確認することはもちろん、各運営スタッフの動きも確認しましょう。台本に記載されているわかりにくい文言や動きは事前に運営責任者等に直接確認しに行くのも良いでしょう。

オンラインの場合、配信環境を十分に理解しておくことが大切です。また、トラブルが起きたときは誰に相談すれば良いのかなども運営スタッフと決めておきましょう。

【当日】予定時間と現実時間をメモし、誤差を進行中に調整する

冒頭にも説明しましたが、予定時間どおりに進まないスケジュールを、時間どおりに終了させることが司会の重要な役割の1つです。ゲストの発表中に、スケジュールとどれくらいの差異があるのか、こまめに確認をしましょう。手元に置いておく時計は腕時計よりも置き時計のほうが、数字をひと目で確認できるのでおすすめです。

スケジュールよりもイベントの進行が遅れている場合は、質疑応答の時間を減らすなどの方法があります。反対にスケジュールよりもイベントの進行が早まっている場合は、休憩を増やす、質疑応答で参加者の質問に多く回答する、フリートークの時間にするなどの方法があります。

【当日】話し方にメリハリをつける

淡々と抑揚のない話し方だと参加者に注意を維持してもらうことは難しいです。声の大きさとスピードに強弱つけて、イベントの雰囲気を作っていきましょう。

また、間のあけ方も重要です。スムーズに進めたいところは間をあけず、注目してほしいところでは間を長めにあけると、参加者の関心を引くことができます。

【当日】絶対に間違えてはいけないところは台本を見ながら言う

人名、会社名、商品名は読み間違えるとゲストに対して失礼に当たります。正しい読み方を台本に記載しておくこと、蛍光ペンで目立たせておくといった備えをしておきましょう。そして当日は、台本を見ながらゆっくり丁寧に話すことを意識しましょう。

7.イベント運営会社や管理システムを使用するのも有効的

今回はイベントの司会進行を成功させるために必要なことをお伝えしました。イベントの魅力を最大限に引き出すためには、あらゆる場面で、ポイントを押さえておくことが大切ですが、これらのポイントをすべて押さえておくことは経験を積み重ねないとなかなか難しいのが実情です。

しかし、これらを専門に行っているイベントの運営会社に業務を委託すれば、自身の経験が少なくてもプロのサポートの力でイベントの魅力を最大限に引き出すことが可能になります。例えば司会進行に関しても、テレビ局のアナウンサーやイベント企画会社所属のMC等に依頼する方法もあります。料金の目安は、その方の知名度やスキルにもよりますが、イベント2時間(拘束時間4時間以内)の場合で最低3.5万円~を見ておくと良いでしょう。

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ほかの選択肢としては、イベント管理サービスというものがあります、こちらはイベントに必要な準備がすべて1つにまとまっているので、必要事項を入力していくだけでイベントの準備を完遂することが可能になるという手軽さが魅力です。

最後に、イベントをより成功に導くためには、自分の役割に集中できる環境を自ら作り出すことが大切になります。司会進行以外にも任されている業務があって時間がないという方や、最小限の人数でイベントを完遂させたいと考えている方は、特にこのような外部の運営会社やイベント管理サービスを使用することをおすすめします。

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この記事を書いた人
Event Bundle運営事務局

イベントの企画や集客などの支援を行っているマーケティングチームが記事を更新します。 イベントマーケティングだけでなく、運営全体について、最新ニュースからすぐ使えるノウハウまで、わかりやすく紹介します!

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