採用を成功に導く!Web説明会の特徴・実施ポイントを徹底解説

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新型コロナウイルスの影響により志望者と対面で行うオフラインの企業説明会を開催できない状況が続いている中、「採用計画に影響が起きないか?」「今のままの採用活動でいいのだろうか?」と不安を抱えている人事担当者も多いのではないでしょうか。

対面で人が集まる際は人数や滞在時間など様々な制限やルールが設けられている昨今ですが、そんな状況下でも安心して開催できるのがWeb説明会です。

今回はWeb説明会の一連の流れと成功に導くために必要なポイントをご紹介します。

そもそもWeb企業説明会とは?

Web企業説明会とは事業説明や質疑応答等、従来は対面で行っていた企業説明会をWebを介しオンライン上で行うことです。

パソコンやスマートフォン等の端末から気軽にオンライン上の会場にアクセスできることがWeb企業説明会の特徴です。

株式会社リクルートの研究機関、就職みらい研究所が公表している就職白書2021によると新型コロナウイルス収束後も採用プロセスのWeb化を継続すると答えた企業は44.5%と半数近くに上っています。

このことから多くの企業が単なる代替手段ではなく新しい企業説明会の手段として、Web企業説明会を今後も行っていく様子がうかがえます。

Web説明会になることによって遠方の学生が参加しやすくなり、母集団形成がしやすくなるなど、採用活動にプラスにつながることも多いでしょう。

もしあなたがWeb企業説明会をまだ活用していない場合は、前向きに進めてみることをおすすめします。

Web企業説明会の種類と特徴

Web企業説明会を開催する方法は3種類あります。それぞれの特徴を1つずつ見ていきましょう。

・ライブ配信型

指定した日時に人事担当者と志望者がオンライン上の会場に集まって開催されるWeb企業説明会です。

臨場感があったり人事担当者と志望者がやり取りできたりと、リアルタイムならではのよさもありますが、一方でスムーズな司会進行をするための準備や人員、その連携が、十分確保できるかが重要になります。

例えば株式会社ワンキャリアが運営するYouTubeチャンネル「ワンキャリアライブ」では、新卒採用を行う様々な企業が連日登場してWeb企業説明会を開催しています。

説明会はパネルディスカッション形式でライブ放映され、司会と登壇企業社員数名がディスカッションするのを視聴する志望者はチャットを用いてコメントし、それを司会が拾って社員に質疑応答するという展開です。

企業が自社開催する場合はZoom等のWeb会議システムを用いて日時と指定のURLに志望者を伝えて、開催します。

■関連記事:今注目のオンライン・ライブとは?オンライン・ライブ開催情報や開催のメリットデメリットをご紹介

・録画配信型

あらかじめ録画した企業説明会の動画をオンライン上で配信するWeb企業説明会です。

録画配信型は映像を何度も撮り直したり編集したりすることが可能です。納得がいくまで時間をかけて制作できることはもちろん、失敗してもやり直せることはミスやトラブルを防ぐことにもつながります。
また、一度制作した動画はコンテンツという財産にもなり何度も活用できるため、採用活動準備の負担軽減にもなります。

実際に録画した動画を配信するとなると配信プラットフォームが必要となりますが、YouTubeなどを用いれば安価で簡単に配信することが可能となります。

YouTubeを用いる場合は自社のYouTubeチャンネルを作成し、そこに録画した映像をアップロードします。

YouTubeへアップロードした動画は公開範囲の設定ができるため、「限定公開」設定をすればURLを送った人にだけ視聴して頂くことも可能です。

・オフラインとオンラインの混合型

実際の会場(オフライン)で志望者と対面で企業説明会を行うと同時にその様子をライブ配信するのが混合型です。

こちらは政府のイベント開催における新型コロナウイルス感染対策のルールが確立してきた2021年ごろから取り入れる企業が増えてきました。

この混合型のメリットは、「社員の雰囲気など画面越しでは伝わりにくい『五感による情報』を伝えやすい」「PUSH型のプレゼンテーションができる」といったオフラインの魅力と「国内外問わず様々な志望者が気軽に参加しやすい」「会場費や人件費のコストを抑えやすい」といったオンラインの魅力のいいとこ取りができる点です。

ただし、準備する企業側はオフラインとオンライン両方の準備と運用をしなければいけないため、運営人員確保や費用増など負担が大きいのがデメリットです。

Web企業説明会の採用側のメリット

Web企業説明会は遠方に住んでいる志望者など、物理的な距離が理由で参加のハードルが高い志望者からの応募数増加が期待できます。

また、企業説明会の開催時間だけスケジュールを押さえれば良い観点から、学業や研究などで忙しい志望者も気軽に参加できるメリットがあり、企業は今まで出会えなかった人材に出会えるなど可能性が広がります。

他にも、志望者をリアルな会場に呼ぶ必要がないため、会場費を抑えることが可能なだけでなく設営費用も抑えることができます。

Web企業説明会の志望者側のメリット

従来の対面による企業説明会では志望者の居住地によって気軽に参加ができなかったり、1日に参加できる数も限られていましたが、Web説明会であればそういったハードルが下がり気軽に複数参加できるようになります。

また、従来は遠方になればなるほど、参加するための交通費や宿泊費がかかりましたが、費用面についてもハードルが下がり、より気軽に多くの説明会に参加できるようになることも魅力です。

Web企業説明会を行ううえでの注意点

オンラインならではの注意点はいくつかありますが、中でも特に意識すると良いことを2つご紹介します。

・人事担当者と志望者がコミュニケーションを取れる構成にする

Web企業説明会は企業側が志望者に向けて一方的に発信する傾向になりがちです。

これだとコミュニケーションが希薄になりやすく、情報を聞いてばかりの志望者側は途中で飽きてしまい、その結果、途中退出する可能性があります。

質疑応答だけでなくクイズや問いかけなど双方向のコミュニケーションを意識的に盛り込んだ構成にすると良いでしょう。

・Web配信に耐えられるインターネット環境と配信機材を用意する

Web企業説明会の成功を左右する最大のポイントはスムーズに配信ができるか否かです。

ライブ配信は気軽に実施できるため、その分準備等も簡単に考えている方がいますが、実は配信時のトラブルで失敗することが多いのも事実。

「音声が聞き取りにくい」「カメラの画質が悪く、人事担当者の第一印象がいまいち」「インターネット回線が配信中に途切れてしまった」といったようなトラブルは、志望者側から見た企業側の印象が悪くなる恐れがあります。

その結果、選考に応募しないなどせっかくの志望者獲得のチャンスを逃してしまうことにもつながりかねません。

そうならないためにも、インターネット環境の整備や配信機材の準備は念入りに行うことをおすすめします。

人によっては「インターネット環境や配信機材を整えるって大変では?」と不安に感じる方もいらっしゃるかもしれません。

その場合は以下の記事を参考にするか、ライブ配信のプロに依頼するのも1つの手です。

■関連記事: 会社説明会をオンラインで行う方法徹底解説|オンライン説明会のやり方・メリットデメリットをご紹介!

採用活動のさらなる効率化に必要なこと

採用活動において最も採用担当者が頭を悩ますのが「母集団形成」ではないでしょうか。母集団形成をするために最もオーソドックスな手法として企業説明会がありますが、開催したとしてもそもそも集まらないというお悩みを抱えている採用担当者もいるかもしれません。

あなたの会社が大企業であったり、有名企業であれば待っていても勝手に集まるかもしれませんが、世の中の多くの企業がそうではないと思います。そのような状況にも関わらず、多くの企業で行きあたりばったりの採用活動をしているのも事実です。

ATSというシステムをご存知でしょうか。

ATS(Applicant Tracking System)とは直訳すると候補者追跡システムという意味ですが、採用業界においては採用管理システムの略称として用いられることが多いです。

このATSでは、求人サイトやダイレクトリクルーティングツール、人材紹介会社を用いて応募してきた応募者情報、応募者の選考進捗、内定者情報など採用活動における様々なTODOをシステム上で管理できるのが特徴です。

このATSの中でも母集団形成において押さえておきたいのがタレントプールという機能です。

初めて聞く方もいるかもしれませんが、欧米をはじめとする海外では採用の新常識としてタレントプールを用いた採用活動を採用プロセスに取り入れて採用の効率化を進めています。この動きは日本でも2016年頃から出始め、大企業や成長企業を中心に広まりつつあります。

タレントプールとは会社にとって欲しい人材(タレント)を蓄積(プール)しておき、いつでも連絡できるようにするリストことです。

従来の採用活動では、企業が求人を出すタイミングで応募者が応募しなければ、それ以外の人は見込みがあってもなかなか採用が難しいという課題があります。中途採用においては、特にその傾向が顕著ではないでしょうか。

自社に適している欲しい人材でいるにもかかわらず、志望者と企業のタイミングが合わなかったり、志望者の応募に対する熱量が少なく、応募まで至らなかったりするというジレンマを解消したい、そんな方にはタレントプールがおすすめです。

タレントプールでは採用の見込みがある人に目星をつけておき、その人が転職したいタイミングが一致するときや熱量が高まったタイミングで、声をかけるものです。また、能力的には欲しくても、現在採用ポジションがなく企業側の事情で採用ができない場合においても有効です。

このように一度接点を持った人に対して適切なタイミングで採用情報やイベントの案内をしたり、自社の魅力を発信するなどしてナーチャリングし、新卒採用では縁がなくても第二新卒や中途採用で採用することを可能にする、新しい採用方法として注目をされております。

最近ではこの機能は新卒採用でも取り入れられはじめ、企業のインターンシップに参加した人をプールしたり、大学1年生や2年生向けにイベントを開催するなどして接点を生み出し、効果的に採用につなげているケースもあります。

このようにプールした人材に対して自社に関する最新情報やトピックを発信することで応募動機を高めることができるATSですが、ひとつ欠点があります。それは、会社説明会等のイベントの管理には向かないという点です。中には管理機能がそもそも無いという場合もあります。

そのため、イベント開催時は参加者情報の管理等を別途、準備する必要があります。

エクセルで作成・管理も可能ですが、例えばイベントの特設サイトを作成するのは大変な作業もあるのではないでしょうか。大企業やお金のある企業であれば別ですが、中小企業にとっては負担も大きいことでしょう。

採用イベントの管理に便利なイベント管理システム

そこでおすすめしたいのがイベント管理システムです。

イベント管理システムではイベント集客ページの作成や申込者の管理、参加者や欠席者の管理等はもちろんのこと、当日の運営に必要な受付システムを擁しているものもあります。イベント管理システムで作成した集客ページを使って、ATS内のタレントプールに登録された人材へアプローチし、応募者を募り、その後のイベント管理と採用管理を連動させれば、採用活動のさらなる効率化につながることでしょう。

また、場合によってはATSや会社サイトで説明会の申し込みを受け付けてしまっている場合があります。この場合でも考慮するポイントはありますが、イベント管理システムとの連携や当日運営は可能です。

Event Bundleでは参加者情報の管理等はもちろんのこと、特設サイトの作成なども簡単に行うことができます。また、イベント管理に必要な多くの機能が利用できますので、興味のある方はぜひ一度お試しください。

■関連記事:イベント管理システムを無料で使う方法|システム利用料の解説とともに紹介

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