イベント開催にかかる費用の内訳|100名規模の有料イベント・セミナーを例にご紹介

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販売チケットの値段に関係なく、イベントを開催すると必ず費用が発生します。

本記事ではイベントにかかる費用の全体像と100名規模で有料セミナーを行った場合の費用の実例を紹介します。

1.イベントの固定費と変動費

参加人数や状況次第で金額が変わる費用を変動費、変わらない費用を固定費といいます。

変動費と固定費をきちんと区別して費用を見積もることで、1イベントにどのくらいの費用がかかりそうかという予測の精度を高めることができます。また、イベント費用を削減したいと考えたときにどの項目が削減できるのか判断がしやすくなります。

イベントにおいて一体何が変動費なのか、固定費なのか、次の項目でオフライン開催・オンライン開催別に解説致します。

2.オフラインイベントの費用内訳

イベント運営にかかる費用には、どのようなものがあるのか見ていきましょう。

2-1.企画運営プランニング費【固定費】

イベント企画会社に依頼する場合、相場は約100,000~150,000円です。100名のイベントを開催する場合は概ね100,000円前後が多いでしょう。

イベントの企画やスケジュール構築、必要な準備の手配や調整等、開催に向けた準備を進めていくためにかかる費用です。

主催者や社内の人員だけで行えば費用を抑えることができますが、初めてイベントを開催する場合やノウハウがない場合は、イベント企画会社に依頼をすることが無難でしょう。

もし主催者だけで行う場合は以下の記事も参考にしてみてください。

■関連記事:上司・取引先も納得できる、成功するイベント企画書の作り方

■関連記事:イベント運営の徹底解説|運営マニュアル、ノウハウ・コツ、役割分担

2-2.機材レンタル費【固定費】

イベントを開催するにあたって機材の手配が必要となります。必要とする機材にもよりますが相場は55,000円~です。

手配したい機材はイベントの内容によって異なりますが、例えばセミナーを実施する場合において最低限手配したい機材としてはパソコン、プロジェクター、音響照明、ホワイトボード等です。

また、レンタル利用時は料金設定を慎重に確認しましょう。

「最低料金」「延長料金」「レンタル期間の料金」「パターン(月額なのかレンタル期間分なのか)」「故障時の補償」「機材の送料及び搬入費」これらはレンタルをお願いする会社によって異なります。

また、会社の備品やスタッフの所持品を持ち込むことを検討している場合は持ち込み料がかからないか会場に確認しましょう。

一例としてEvent Bundleでは新型コロナウイルス感染症対策に関する機材も貸し出しています。(詳しくはお問い合わせください)

【手配する機材例】

  • 非接触型体温計:2,750円
  • サーマルイメージングカメラ:30,800円
  • ハンディー型体表面温度計測カメラ:59,400円
  • AI顔認証 非接触体温検知:77,000円
  • タレット型体表面温度計測2眼サーマルカメラ:132,000円

2-3.会場費【固定費】

イベント運営において支出の多くを占めるのが会場費です。

相場は100名規模のセミナーの場合200,000~300,000円ですが、会場の規模やスペック、繁盛期か閑散期か等、状況に応じて金額が変動します。

ホテルだと会場費に加えてサービス料が上乗せされることもあり、同じ100名規模のセミナーであっても500,000円近くする場合もあります。

会場を押さえる際は準備や撤収時間も加味して余裕をもって予約しましょう。大規模イベントや凝った演出をする場合、大型機材を搬入する場合等は、イベント期間中だけでなく準備やリハーサルの日も含めて複数日押さえることを覚えておきましょう。

なお最近ではオンライン開催にすることで、会場費が従来よりも抑えられる場合もあります。

2-4.人件費【固定費】

イベントを運営するために必要なのがスタッフの人件費です。

スタッフの派遣にはイベント派遣会社からの派遣とイベント運営会社からの派遣があることをご存知でしょうか。

どちらもスタッフを派遣するという意味では同じですがイベント派遣会社のほうはスタッフの経験やスキルを問わない場合が多く、学生や主婦等のアルバイトである場合がほとんどです。

  • 運営(受付、照明、会場案内等):13,750円(3時間)~

一方でイベント運営会社は専門性が高いスタッフや現場経験が豊富であるスタッフが多く在籍しています。

値段は高めではありますが、安心して任せられる部分が大きいのがメリットです。

  • ディレクター・AD:33,000円~
  • イベントコンパニオン:25,300円~
  • 司会:38,500円~

これらスタッフの人件費をボランティアで抑えたいと検討している方は下記の記事もご覧ください。

■関連記事:イベントのボランティアはどう集める?イベントボランティアの募集方法と対応の仕方

2-5.広告宣伝費【固定費】

参加者を呼びかけるための広告にかける費用です。集客手段にもよりますが、相場は55,000円~です。

広告宣伝費は、もちろんある程度のコストは必要ではありますが、それよりも大切なのはターゲット層の明確化です。

ターゲット層を明確にし、そのターゲット層の目に留まる媒体に向けて的確に広告を打つことができるかがポイントです。

具体的な集客方法については以下の関連記事を御覧ください。

■関連記事:イベントの効果的な集客方法|集客の準備からアイディア・事例を紹介

2-6.イベント管理システム利用料【固定費&変動費】

イベント管理システムとはイベント運営に必要な作業を管理できるシステムのことです。参加者情報の管理やチケットの販売、受付業務等がシステム化されているイベント管理システムを利用すれば、細かくて煩雑なイベントの準備作業の負担をぐっと減らせます。

  • 初期費用(固定):50,000円前後
  • 月額費用(固定):5,000円~20,000円

イベント管理システムの固定費は利用開始時に支払う初期費用と、毎月の利用に支払う月額費用があります。

なお、初期費用と月額費用は無料で提供しているイベント管理システムもあります。

一方、変動費は有料チケットの販売数ごとに発生します。

  • 販売手数料:チケット金額の3~8%/1枚
  • 振込手数料:無料~210円/1回
  • 決済手数料:チケット金額の3~6%/1枚
  • トランザクション料:数円~数十円/1回
  • キャンセル手数料:無料~500円前後/1件

なおEvent BundleのBasicプランなら、これらの手数料のうち支払う手数料は決済手数料(チケット金額の3%程度)のみとなっています。

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3.オンラインイベントの費用内訳

オンラインイベントは手軽に始めやすいことに加えて、コストを低く抑えられるのが魅力です。

インターネット環境とパソコンの2つがあれば開催できるので実質0円というのも不可能ではありません。

イベントの内容や演出にもよりますが、会場や機材、スタッフのコストは抑えやすいといえます。

3-1.オンライン配信機材【固定費】

相場:55,000円~

配信に必要なパソコン、カメラ、マイク、インターネット環境のほか、写りをよくするための照明や三脚をレンタルする際にかかる費用です。

定期的に配信する場合は購入してしまっても良いでしょう。

3-2.オンライン配信ツール【固定費】

Zoom、Microsoft Teams、Google Meetと、聞いたことがあるツールもあるのではないでしょうか。

これらはイベント会場か映像を配信したり参加者からの質疑応答をしたりするために必要なツールです。

無料でできるものもありますが、機能に何かしらの制限がかかっていることが多いので、何をどこまでできるかは事前に調べておく必要があります。

例えば最大招待人数と制限時間という2つの面で無償版のオンライン配信ツールを比較してみるとZoomは100名(ただし40分まで)、Microsoft Teamsは300名、Google Meetは100名となっています。※2021年7月現在

■関連記事:【初心者必見!】オンラインイベントなどでの、オンライン配信のやり方や注意点をご紹介

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4.費用の実例

4-1. オフラインで開催する100名規模の有料セミナー

今回試算するイベントの概要は以下のとおりです。

  • 自社セミナーを開催
  • 会場の条件は「東京都内」「約100人収容可能」
  • 企画運営とスタッフは外注せず自社スタッフで補う
  • 宣伝は自社所有のリストに呼びかける
  • 有料チケットは1枚10,000円
  • イベント管理システムはPeatixを使用

これらの条件をもとに算出したイベント費用は合計443,900円でした。

内訳は以下のとおりです。

  • 企画運営費:0円
  • 機材レンタル費:55,000円(プロジェクター、マイクやスピーカー等)
  • 会場費:330,000円(100人規模+自社スタッフが入る会場、セミナー2時間、準備等に1時間(10x3))
  • スタッフの人件費;0円
  • 広告宣伝費:0円
  • イベント管理システム(Peatix):58,900円(100×手数料1枚589円(10,000x4.9% + 99円))※2021年7月時点

人によっては、イベント管理システム費が思いのほか高いと感じた方もいるかもしれません。

実は、イベント管理システム費は規模やチケット料金が高くなるほど大きくなってくる仕組みになっています。

今回のケースでは全体の15%を占めていました。

参加人数が増えたり有料チケットの代金を上げたりするほど、実は隠れた大きなコストになる可能性があるのがこのイベント管理システム費です。

ですが、Event BundleのBasicプランなら払う手数料は参加者が決裁する際の決済手数料の約3%程度のみとなります。

先ほどの試算をPeatixからEvent BundleのBasicプランに変更すれば約2万円安くなります。

Event BundleのBasicプランは、他のイベント管理システムでは有料プランに含まれていることが多い決済機能や自動送信メール等、イベントに必要な業務をシステム化したものが無料でご利用いただけます。ぜひお試しください。

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Event Bundleは、展示会やセミナー、コンサートなど、企画や集客を含めた事前作業から当日の運営や実施、販売や分析といった事後フォローまで、年会費無料で導入できるイベント管理サービスです。IT導入補助金の利用や有料イベントの事前決済も可能で幅広いイベントで利用いただけます。

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