イベント管理システムを無料で使う方法|システム利用料の解説とともに紹介

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イベント管理システムを導入するにあたり、無料でお試し利用できないだろうか?利用料はどのくらいが適正なのだろうか?とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では基本的なシステム利用料の解説を交えながら、イベント管理システムを無料またはお得に利用する方法をご紹介します。

1.イベント管理システムでできること

イベントを開催する際に主催者を悩ませる煩雑な準備や申込者・入金管理など。これらすべてを一括管理してイベント運営を円滑に行うことができるのがイベント管理システムです。

そんな便利なイベント管理システムでは何ができるのか、ここではイベント管理システムの基本機能を4つ紹介します。

1-1.参加者管理機能

参加者管理機能とはイベント参加者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の申込者情報を管理する機能のことです。

この申込情報のデータはイベント管理システム上での閲覧だけでなく、CSVファイルで出力することでデータの編集も可能です。

一括データ登録の機能が備わっているイベント管理システムを選べば、自社独自の申し込みフォームで得た申込情報とイベント管理システムの参加者管理機能を連携することもできます。

1-2.集客機能

イベントを宣伝する方法は近年、チラシやポスターといった紙媒体に加えてインターネット上での告知も一般的になりました。

イベント管理システムには、そんなインターネット上でのイベント宣伝に必要な機能が多数そろっています。

例えばイベント宣伝に必要な告知ページはテンプレートに従って入力していくだけで、簡単にすぐに作成できます。

この告知ページには申込フォームや決済機能が含まれているため、イベントに興味を持った人が申込するまでの動線がスムーズな設計となっています。(自社のWEBサイトがある方は、この告知ページを使わないという選択も可能です。)

オプションで費用は発生しますが、イベント管理システムの中には集客プラットフォームへのイベント掲載、イベントの紹介メール作成、イベントのプロによる運用サポートといった手厚いプランを用意しているところもあります。

このようなイベント管理システムを選択すれば、イベントの集客に自信がない方でもプロと一緒に本格的な集客ができます。

■関連記事:効果的なイベント告知方法とは?|イベント集客・成功に導く告知のポイント・媒体とは?

1-3.決済機能

有料イベントの代金回収はイベント管理システムに含まれているオンライン決済代行サービスの決済機能が便利です。

オンライン決済代行サービスとは決済代行業者がイベント主催者の代わりに各決済会社の手続きや決済システムの構築、有料イベントの金銭管理等を行ってくれるものです。

イベント主催者はオンライン決済代行サービスを使えば面倒な金銭管理をしなくて済みます。

さらに豊富な決済方法を提供できることから、参加者一人ひとりに対応した決済が可能になります。

イベント主催者と参加者双方の利益となる便利な機能ですので、有料イベントを検討している方にオススメの機能です。

ただし、このオンライン決済代行サービスの利用には各種手数料がかかります。(詳細は後述します。)

1-4.受付機能

本人確認や有料チケット代の支払い確認と受付業務は確認作業が多くて大変です。

速く正確な対応が求められる受付業務を手助けしてくれるのがイベント管理システムの受付機能です。

イベント管理システムを利用すれば、申込情報(氏名、電話番号等)を埋め込んだQRコードを参加者一人ひとりに発行できます。

イベント主催者側はイベント当日、参加者が提示したQRコードを受付アプリで読み取るだけで受付が完了します。

このように管理だけでなく集客に必要な機能も無料で使えるのがイベント管理システムのメリットです。

2.イベント管理システムの利用料

ここではイベント管理システムを利用すると発生する料金の一覧を紹介します。

導入前にシステム利用料の全体像を把握したい方、システム利用料について詳しく知りたい方は必見です。

2-1.初期費用

相場:50,000円前後

アカウント発行費などイベント管理システムを導入する際にかかるコストです。

キャンペーン期間中やトライアル期間の用意など、システムやタイミングによっては無料の場合もあります。

2-2.月額料金

相場:5,000円~20,000円

イベント管理システムを利用する際に月額で発生するコストです。サービス内容や機能の充実度合いによって料金は変動します。

初期費用同様、タイミングによっては無料または通常よりも安くなったり、無料プランを準備しているシステムもあります。

また、1イベントごとの支払いや手数料のみの支払いのイベント管理システムは、この月額料金を無料に設定しているところが多いです。

月額料金の注意点はイベントの開催有無にかかわらず契約期間中は毎月支払いが生じることです。

イベントの開催頻度が定期的にある方や頻度の多い方には向いていますが、1年に数回だけ使いたい方やイベントの開催が不定期な方には向いていません。

2-3.販売手数料

有料チケットが1枚売れるたびに発生する手数料です。主催者は売れた枚数分、販売手数料を支払うことになります。

販売手数料のパターンは「有料チケットの金額から一定の割合を掛けた金額を支払う」「有料チケットの金額関係なく固定の手数料を支払う」「有料チケットの金額から一定の割合を掛けた金額+固定の手数料を支払う」というのが一般的です。

・有料チケットの金額から一定の割合を掛けた金額を支払う場合

相場:チケット金額の3~8%/1枚あたり

例えばチケット金額の3%と設定しているイベント管理システムで1,000円のチケットを100枚販売したら3,000円かかります。(1,000×100×0.03=3,000)

・有料チケットの金額関係なく固定の手数料を支払う場合

相場:50円~99円/1枚あたり

例えば固定の手数料を99円と設定しているイベント管理システムで1,000円のチケットを100枚販売したら9,900円かかります。(99×100=9,900)

・有料チケットの金額から一定の割合を掛けた金額+固定の手数料を支払う場合

相場:チケット金額の3~5%+99円/1枚あたり

例えば一定手数料3%固定の手数料を99円と設定しているイベント管理システムで1,000円のチケットを100枚販売したら12,900円かかります。(3,000+9,900=12,900)

なお、Event Bundleであれば販売手数料が一切発生しません。

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2-4. 振込手数料

相場:無料~210円

回収した有料チケットの代金をイベント主催者の銀行口座へ振り込む際にかかる手数料です。

こちらはイベント管理システムの決済機能を利用した際に発生します。

振込時にかかる手数料は主催者負担が多いですが、無料にしているイベント管理システムもあります。

2-5.オンライン決済代行サービスへ支払う手数料

先ほど1-3.決済機能でオンライン決済代行サービスについて軽く触れましたが、実は有料チケットを事前決済する場合、このオンライン決済代行サービスにも支払う様々な手数料が存在します。具体的には以下のとおりです。

・決済手数料

相場:チケット金額の3~6%

オンライン決済代行サービスを通じてクレジットカード会社等、各決済会社に支払われる費用です。1件決済するたびに発生します。

クレジットカード決済やコンビニエンスストア決済等、決済手段によって料率は変動します。

ここでの注意点は決済手数料だけで判断しないことです。

一体なぜ?と思われるかもしれませんが、オンライン決済代行サービスによっては月の売上によって決済手数料に加えて月額固定利用料が発生することがあります。

ただ月額固定利用料が発生する分、決済手数料が安くなり、トータルとしては決済手数料だけの場合よりも実は月額固定利用料+決済手数料のほうが安くなる可能性があります。

・トランザクション料

相場:数円~数十円

トランザクションとは、一連の処理の流れのことをいいます。

オンライン決済代行サービスにおけるトランザクション料はイベント管理システムから送られた決済データをもとにオンライン決済代行サービスが行う一連の決済処理に対してかかる費用を指します。

例えばクレジットカード決済なら「クレジットカードの決済が可能か確認すること」「可能な場合、利用枠の確保をすること(オーソリ)」「不可能な場合、利用枠の確保ができない旨を返信すること」「利用枠の確保状態(オーソリ)から売上へとステータスを変える売上処理」「何らかの理由でキャンセルする必要が発生し、キャンセルした場合のキャンセル処理」といった各処理で発生するものがトランザクション料になります。

なお、このトランザクション料は決済が成功したか否かは関係なく、トランザクションを1回行うたびに発生します。

トランザクション料は決済手数料に含まれて記載がなかったり決済手数料とトランザクション料を合わせて決済処理費用と呼ばれたりしています。

・キャンセル手数料

相場:無料~500円前後

参加者のキャンセルが1件発生するたびにかかる手数料です。

主催者はイベント管理システム側が提示しているキャンセルポリシーを確認することはもちろん、主催者自身もキャンセルポリシーを作成して申込フォームに掲載することを推奨します。

新型コロナウイルス感染症等、不測の事態でイベントが中止にせざるを得ないこともゼロではない昨今、キャンセルポリシーを作っておけば返金対応が求められた時に迅速な対応につなげることができます。

3.イベント管理システムの機能を無料で使うには

イベント管理システムを無料で使う方法は3つあります。

・初期費用、月額料金、販売手数料、振込手数料が無料のイベント管理システムを選ぶ

多くのイベント管理システムは初期費用・月額料金は無料でも販売手数料や振込手数料でコストが発生します。

そんな中、これらの条件を全てクリアしているのがEvent BundleのBasicプランです。

無料チケットのイベントが無料なのはもちろん、有料チケットのイベントでも発生するのはオンライン決済代行サービスへ支払う手数料のみ。他のイベント管理システムよりもお得にご利用いただけます。

・月額料金が無料かつ事前決済を使わない方法でイベントを行う

無料イベントは初期手数料・月額手数料が無料のイベント管理システムを選べばコストをかけずにイベント管理システムが使えます。

ほかには有料チケットの支払いを会場にするという方法もあります。

「2-3.販売手数料」「2-4.振込手数料」「2-5.オンライン決済代行サービスへ支払う手数料」は決済機能を使わなければ発生しません。

なるべく手数料は引かれたくないという方、すぐに現金を調達したい方はこちらを検討するのもよいでしょう。

・トライアル期間中にイベントを行う

相場:7~30日間

無料のトライアル期間中にイベントを開催してしまうという手もあります。

ただし機能が限られていたりトライアル期間が短かったりするためイベント開催のハードルは高めですが可能ではあります。

4.イベント管理システムを無料で使うべきか

ここまでイベント管理システムを無料で使う方法をシステム利用料の解説を交えながら紹介してきました。

イベント管理システムは初期費用と月額料金が無料のものを選べばチケットの種類にかかわらず無料で使うことが可能です。

イベント管理システムを導入するうえで重要なのは自身のイベントにとって本当に必要な機能があることです。

どんなに口コミでは高評価であっても自身のイベントには不要だった、欲しい機能は入っていなかったとなってしまっては本末転倒です。

イベント管理システムの導入を検討している方はまずイベントの規模や目的をきちんと整理し、必要な機能を洗い出してから無料のイベント管理システムを使ってみると良いでしょう。

イベントの規模や目的を明確にしてからイベント管理システムを使うことで、ポイントを意識しながら必要な機能がわかるようになります。

そのあとに、もし追加の機能やプロによる運用サポートが必要だと感じたらオプションや有料のプランを検討してみましょう。

そうはいっても導入前から何が必要な機能なのか、その機能が自分のイメージ通りなのかは使ってみないとわからないですよね。

そこで今回、ご紹介したいのがEvent BundleのBasicプランです。

こちらは初期費用・月額料金・販売手数料・振込手数料が無料、費用が発生するのは有料チケット販売時にオンライン決済代行サービスへ支払う手数料のみです。

イベント運営に便利な機能をそろえているにもかかわらず他のイベント管理システムよりも手数料が無料という圧倒的なコストパフォーマンスであるEvent BundleのBasicプランが、今なら無料でご利用いただけます。

イベント管理システムを検討している方はぜひお試しください。

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