イベントでの集金・決済方法|イベント管理システムを使ったオンライン決済のススメ

kessai イベント

参加者から参加費をとって実施するイベントの業務において、まず最初の悩みとなる集金や決済方法。初めて有料イベントを行う方はもちろんのこと、実施したことがある方にとっても今のままで良いか悩まれていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

従来は直接参加者から現金を受付で受け取る方法が主流でしたが、デジタル化の波や新型コロナウイルス感染症のリスク回避という背景から、近年はオンライン決済を導入する動きが進んでいます。

「オンライン決済の導入は審査や手続きが難しいのでは?」と思われるかもしれませんが、現在では簡単に導入できるツールやシステムが普及しつつあります。

今回はイベントでの集金・決済に便利なオンライン決済方法とツールの選び方についてご紹介します。

1.実はオンライン決済は簡単で確実

現金で集金・決済を行う際、お釣りの管理をはじめチケットの種類によっては本人確認が必要となる場合があります。

これらを手作業で行うのはなかなか大変ですし、参加者の人数が多いほど手違いや漏れが生じやすくなります。

銀行振込という方法もありますが、参加者の方に振込手数料を負担頂く必要があったり、当日振り込まれた場合は確認が困難です。

一方オンライン決済であれば、決済が簡単なことや、決済管理がオンライン上でできるため人的ミスを回避できるだけでなく、スタッフの負担を軽減することにもつながります。

もちろんキャッシュフローの観点では現金での回収もメリットがありますが、それ以上に盗難・紛失のリスクがあるほか、出入金のデータが残らないことから不正や横領といったトラブルが起きるデメリットのほうが大きいでしょう。

また、最近は新型コロナウイルス感染症の予防策として現金の使用を控える人、キャッシュレス化の普及により現金をあまり持たない人が増えているといわれています。

このような社会的ニーズに応えるうえでも、利便性が高いオンライン決済を検討してみてはいかがでしょうか。

2.イベント管理システムを使ったオンライン決済とは

オンライン決済とはインターネット上で現金を使わずに行う決済全般を指します。

  • クレジットカード決済
  • デビットカード決済
  • 電子マネー決済
  • キャリア決済
  • コンビニ決済
  • 銀行決済

様々な決済方法が存在しますが、最も代表的なのはクレジットカード決済といわれています。

総務省が2020年8月に公表した「通信利用動向調査」によるとインターネットで購入する際の決済方法はクレジットカード払いが79.7%と最も多く、次いでコンビニエンスストアでの支払いが40.5%、代金引換が25.2%、銀行・郵便局の窓口・ATMでの振込・振替が24.6%となっています。

「イベント参加者一人ひとりが希望する決済に対応するのは大変では?」と思われるかもしれませんが、ご安心ください。

このような決済はオンライン決済代行サービスを利用することで、イベント主催者の負担を最小限に抑えられます。

オンライン決済代行サービスとはイベント主催者の代わりに決済をはじめ入金管理や未払いの催促等、金銭に関する面倒な作業を行ってくれるところです。

多くのオンライン決済代行サービスは集金システム、チケット販売システム、予約システムといったツールの中の決済機能に含まれています。

主催者はこれらのツールを使うことでオンライン決済も使えるようになります。

導入にあたって必要な準備は利用申請のみで、インターネット上で氏名やメールアドレス等を入力するだけで完了となります。

ツール選びに悩んでいるあなたが、もしイベントの集金・決済のみならずイベントに関する様々な業務を一元管理したいと考えているならイベント管理システムをおすすめします。

イベント管理システムとはイベント運営に必要な作業が1つのシステムにまとまったものです。

多くのイベント管理システムにはオンライン決済代行サービスの機能がついており、かつ、イベントにおいて必要な機能もそろっています。

  • 氏名、住所など参加者情報の管理
  • イベント特設サイトの作成
  • イベント申込フォームの作成
  • メール配信機能(例:受付完了メールやリマインドメール)
  • 参加者情報が含まれた電子チケットの発行及び受付

今回は様々ある機能の中でも特に魅力的なメリットを3つご紹介します。

2-1.多種多様な決済方法

先述したようにオンライン決済は種類が豊富であるため、様々な参加者の決済に対応できます。

利用者が多いのはクレジットカード決済ではありますが、中にはクレジットカードを作れなかったり不正利用を警戒してクレジットカードを持たなかったりする人が一定数存在します。

そのため、最低でも1つはクレジットカード以外の支払い方法も検討すると良いでしょう。

海外からの参加者を見込んだオンラインイベントを予定している方は、国際決済に対応しているかという点もポイントです。

例えば中国の場合、Ali payとWeChat Payが中国国内でシェアを占めている決済です。

2-2.決済手数料の安さ

決済手数料とは参加者1人が決済を行うたびにかかる費用です。

サービスの業種にもよりますがイベント管理システムは他のサービスよりも比較的、決済手数料が安い傾向があり、お得だといえます。

【1回の決済にかかる決済手数料例】

  • ・ネットショップECシステム

BASE:3.6%+40円 とサービス利用料3%

  • ・集金システム

Works Pay:通常プラン6.6%、プレミアムプラン4.6%

  • ・予約システム

tol:6%

  • ・イベント管理システム

Event Bundle:3%程度

■関連記事:【イベント主催者向け】チケット販売システムとは?各システムの特徴と比較をご紹介

2-3.CRMとの連携が容易

イベントマーケティングで収益化を図ってる方やイベントで得たデータを営業やマーケティングに生かしたい方に注目していただきたいのが、CRMとの連携が容易であるという点です。

イベント管理システムによっては、次のような機能を企業でお使いのツールと連携できるものもあります。

  • 集客ページの計測
  • 参加者のステータスごとに分けてメール送信
  • 参加者リストのCSV出力
  • 参加者の行動履歴の分析

3.イベント管理システムの選び方

イベント管理システムの選び方はいくつかポイントがあります。

これから紹介するポイントをもとに、ぜひ自身のイベントと合うツールを探してみてください。

3-1.単発利用か継続利用か

ご自身が企画するイベントにおいて、単発で利用したいのか継続して利用したいかによって選んだほうが良いシステムは異なります。

料金体系も様々で、月額料金のパターンと、決済手数料のみの支払いの場合とサービスによって異なります。開催するイベントのニーズや頻度に合うものを選ぶと良いでしょう。

3-2.決済手数料以外にかかる手数料

「イベント管理システムはどれも同じでは?」と思うかもしれませんが、実は先述した決済手数料以外にも様々な手数料があります。

これによって主催者側の負担が大きく左右してきますので、注意してください。

  • システム利用料
  • 販売手数料
  • 決済手数料
  • トランザクション料(オーソリトランザクション料や売上トランザクション料等が発生する)
  • チケットの払い戻し手数料
  • イベントの売上を受け取る際の振込手数料

決済手数料のみのサービスもあれば、決済手数料+サービス料がかかるところもあります。

サービスによっては月額固定利用料がかかる場合もあるので注意しましょう。

そして、決済手数料は何に対して発生するのかはよく理解しましょう。

例えばクレジットカード決済を利用する場合、月額固定利用料が発生する場合があります。月額固定利用料が発生するサービスの場合、一般的に決済時の手数料が安くなる傾向があるため、月の売上が100万円を超えるなどある程度まとまった利用が発生する場合は月額固定利用料の発生するサービスのほうがコストの総額が安くなる可能性がありますので、決済手数料だけでのサービス判断してしまうのは安易です。

その他にも銀行振り込みやコンビニ決済など様々な決済方法がありますので、どの決済方法を選択すると、月額固定利用料や決済手数料がいくらになるのか確認してから選択しましょう。

3-3.集客力があるか

どんなに準備をしても、イベントを見てくれる参加者がいなければ盛り上がりに欠け、成功とは言い難いものになるでしょう。

イベントにどれだけの参加者が集まるかはイベント当日までの集客にかかっていると言っても過言ではありません。

集客方法は様々存在しますが、自力での集客に苦戦している方は集客に詳しいスタッフに相談できるイベント管理システムを選ぶのが有効です。

集客の具体的な方法については下記の記事で詳しく紹介していますので、こちらもご覧ください。

■関連記事:効果的なイベント告知方法とは?|イベント集客・成功に導く告知のポイント・媒体とは?

3-4.機能性及び操作性

機能性や操作性も重要な部分です。

ただ申込と入金の管理だけしたい場合はあまり気にしなくても良いかもしれませんが、イベント申込者へ一斉メールを送信したい場合や申込者情報の分析等したい場合は、そういった機能が付いているかも確認する必要があります。

また、イベント情報を入力するだけでイベント告知ページを簡単に作成することのできるものも存在するので、様々比較検討してみることをオススメします。

■関連記事:本当に役立つイベント管理システムとは?|イベント管理システム・ツールの機能と選ぶ上でのポイント・注意点

4.イベントでオンライン決済を行う際の注意点

オンライン決済をスムーズに行ううえで、押さえておきたい注意点があります。

ここではオンライン決済導入前後に注意すべき点をいくつかご紹介致します。

4-1.実際に決済して問題ないことを確認する

オンライン決済導入前に確認しておきたいのが、決済を行うまでのフローです。

決済がスムーズに行われないと参加者はすぐに離脱してしまい、せっかくの申込チャンスを逃すことにもなりかねません。

確認するポイントとしてはページ遷移の数、入力項目の数、入力項目ガイドの有無等です。

オンライン決済の導入をする前に参加者が使いそうな決済方法でひと通り試しておくことを推奨します。

4-2.申込キャンセル時の対応を決めておく

イベントの数日前から当日にかけて、急用によりイベントに参加できなくなった旨を申し出る参加者が出てくることが予想されます。

主催者側にとって返金対応にはコストも手間もかかる作業ですし、イベントの売上にも影響してきます。

参加者からの申込キャンセルは何日前までなら対応するのか、全額返金なのか一部返金なのかといった方針を決めておき、オンライン決済ページ等にキャンセルポリシーを掲載しておきましょう。

4-3.グッズのオンライン決済は別途、決済方法を検討する

イベントの売上を増やすのに有効的なグッズ販売ですが、残念ながらグッズ販売用の特設サイトやオンライン決済をする機能は含まれていないイベント管理システムがほとんどです。

そのためイベント管理システムとは別に販売サイトや決済方法を用意する必要があります。

会場での決済ならSquare、オンラインの販売サイトならBASEがオススメのツールです。

Squareは端末代が7,980円かかりますが、個人でも審査に通りやすく小規模のイベントにも導入しやすいです。

BASEは簡単にネットショップが作成でき、直感的で使いやすいサイト設計となっています。

今回はイベントでの集金・決済の方法についてご紹介しました。イベントにおける決済方法の選び方には押さえるべきポイントがたくさんあり、選ぶのが大変かと思います。しかし、メリットが多いのも事実です。

ですが、イベント管理システムは一度導入してしまうと途中で切り替えるのが難しかったり面倒だったりする点が多いため、安易に導入してしまうと、こんなはずではなかったと後悔することもあります。

とはいえ、初めての導入であれば、どのツールが自身のイベントにとって最適なのかわからないと悩んでしまうと思います。

そんな方はまず一度、Event Bundleをお試ししてみてください。

Event Bundleはイベントの準備から終了後のフォローまでイベントに必要な機能をそろえた画期的なツールとなっており、イベント主催者の悩みを解決するポイント満載です。

基本機能はアカウント作成のみで利用でき、Basicプランでは無料で利用できますので、まずはお試し利用してみてはいかがでしょうか。

プランの詳細やアカウント作成は以下からできますので、ご確認ください。

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イベント管理はEvent Bundle(イベントバンドル)
Event Bundleは、展示会やセミナー、コンサートなど、企画や集客を含めた事前作業から当日の運営や実施、販売や分析といった事後フォローまで、年会費無料で導入できるイベント管理サービスです。IT導入補助金の利用や有料イベントの事前決済も可能で幅広いイベントで利用いただけます。

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この記事を書いた人
Event Bundle運営事務局

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