イベント運営の徹底解説|運営マニュアル、ノウハウ・コツ、役割分担

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イベントを開催するにあたって「運営」は当日のイベントの成功を左右させる要因のひとつです。

今回はイベントを成功させるために最低限押さえておきたい「運営」のノウハウをお伝えしたいと思います。

1.イベント運営とは?

当然ながらイベントを開催するにあたって、一人で運営することは難しいです。大規模のイベントはもちろんのこと、数人程度を集客する小規模のイベントであったとしても円滑に運営していくためにはメンバーは複数人必要であることがほとんどです。

イベント運営を成功に導くにはこうしたメンバーを適材適所に配置し、チームや個人の力を最大限引き出すことが求められます。そのためには、イベント自体の開催目的とゴールを明確にし、チームや個人に伝えることだけでなく、各チームや個人の役割が何なのか、何を期待されているのかを自分ごとになるまで伝えることが必要不可欠です。

それらがメンバーの腑に落ちているのといないのとでは発揮できる能力や責任感に差が生まれてしい、結果としてイベントの一体感が失われ、参加者満足度にまで影響が出てしまいます。

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2.イベントに欠かせない「イベント運営マニュアル」とは?

「イベント運営マニュアル」と言われると何から手を付けたらいいのか分からないという方も少なくないと思います。しかし、このマニュアルがあるのとないのとでは、イベント成功の意味合いにおいて雲泥の差が生まれると言っても過言ではありません。

マニュアルと言うと何十ページもかけて作るものだと思う方もいらっしゃると思いますが、なにも量が多ければいいというものではありません。もちろん事細かに記載されているほうが当日安心ではありますが、最低限、準備日を含むタイムスケジュールや各個人の役割分担、具体的なタスク、想定されるリスクへの対処法等を記載しておくだけでも安心感が違います。

3.イベント運営マニュアルの作成ポイント

イベント運営マニュアルを作成する際にはいくつかのポイントを押さえる必要があります。まずは必ず押さえておきたいポイントをひとつずつご紹介したいと思います。

A.イベントの基本情報

イベントのタイトルや日時、会場、主催、登壇者等の基本情報です。小規模な社内イベントの場合は、大げさに聞こえるかもしれませんが、「遊び」ではなく「イベント」を運営していることをイベント運営メンバーに意識させ、一体感を高めるという効果もあります。ここにイベントの目的やゴールも記載しておくと、より一体感を生み出しやすくなります。また、2社間の共催である場合や協賛・後援等外部の関係者がいる場合は必ず記載しておきましょう。

B.会場までのアクセス(地図、交通手段等)

運営メンバーが当日間違わずに現地に集合することを可能にするのはもちろんのこと、イベント参加者に会場までの道順や駐車場の場所等を聞かれた際に必要になります。主要な交通手段や主要時間、分かりやすい行き方や道順などを記載しておきましょう。

また、最寄りのコンビニやレストラン、喫煙所、遠方から参加者がいる場合は宿泊施設等も記載しておくことで、よりスムーズな案内を可能とします。

オンラインでのイベント開催の場合はイベント視聴ページ(URL等)やアクセス方法、パスワード、操作方法、視聴推薦環境、周知方法等も記載しておくと便利です。

C.イベント運営組織図

イベントを運営するメンバーの組織図です。運営リーダーや各担当(機材担当、会場担当、誘導担当など)を明確にしておくことで、イベント当日に確認事項が発生しても「誰に確認すればいいか」がすぐに分かります。このことで、イベントを統括する人に確認等が一極集中することを防ぎ、円滑なイベント運営へと繋げられます。

D.当日の進行スケジュール

イベント全体のスケジュール表です。イベント運営が予定通り進行しているか、次に行うことは何かなどを確認するために欠かせません。作成時には分単位で作成することやバッファー(イベントが押したときにオンタイムに戻すための時間)を持たせることをオススメします。

その他、人の流れや場所の移動等を踏まえて作成することはもちろんのこと、メンバーの休憩時間等も意識して作成しておきましょう。このことにより、時間的に無理な箇所はないか、メンバーが不足しているタイミングはないか等を確認することができます。

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E.使用する機材や備品リスト

当日使用する機材や備品をリスト化したものです。事前に購入すべきものは何であるのか、社内申請が必要なものは何か、外注するものは何か等、事前に準備しておくものを洗い出すためにも必要です。項目ごとに数量や配置場所、手配責任者、管理者などを記載しておくといいでしょう。また、それらをどのタイミングで会場に搬入するのか、搬出はどうするのかまで運営マニュアルに落とし込んでおくと当日慌てなくて済みます。

F.会場見取り図・ステージレイアウト

どこかのイベント会場やホールを借りてイベントを行う場合、会場図も忘れずにつけておきましょう。受付や控え室、トイレ、駐車場をはじめとする基本的な設備のほか、来場者の動線なども書き込まれているとベストです。また、時間ごとにステージレイアウトを変更する場合は、それごとに作成しておくことが必要です。

G.イベント運営メンバーの配置図

駐車場の整理や会場内の誘導、参加者対応などに必要なメンバーの配置場所を入れておきます。メンバーの数が多い場合は、メンバーの指揮系統図も入れておくと良いでしょう。

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H.緊急連絡先

イベントの運営に必要な連絡先をリスト化しておきます。運営統括や各チームのリーダー、各外部の担当者等の連絡先を入れておくことで緊急事態が起きた際に慌てずに済みます。

I.トラブル対応

想定外のトラブルは必ず起こるものです。あらかじめ想定されるトラブルの内容と、その対応方法をまとめたトラブルシューティングがあれば、イベントの運営はぐっとスムーズなものになるでしょう。

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4.イベント運営のノウハウ・コツ(開場まで)

運営マニュアルが完成したら、いよいよ本番です。ここから当日の流れに沿って注意点等をお伝えしていきます。運営メンバーはどんなに遅くとも開場の1時間前までに会場に揃っていることが望ましいです。

また、登壇者も同様に1時間前までに揃っているとスムーズです。イベント責任者や運営統括の方は運営メンバーが到着する前には必ず現地にいるようにしましょう。本来は会場の下見を済ませておくのが鉄則ですが、当日初めて会場入りする場合は、できる限りの余裕を持って打ち合わせを行う必要があります。

▼打ち合わせ

当日の流れを運営メンバー全員で確認します。ただし、規模が大きいイベントの場合は各配置のリーダーと打ち合わせし、各メンバーに落とし込んでいくスタイルがいいかもしれません。会場については現地の会場スタッフと事前にレイアウト等打ち合わせし、当日を臨むことになりますが、抜け漏れがないとは限らないので自身の目で確認をすることが望ましいです。

▼リハーサル

一度社内等で行っている場合でも、会場で改めて確認する必要があります。登壇者と参加者の位置関係、運営メンバーの配置などは会場に入って初めて分かることも多いので、当日の流れに沿って簡単にでも確認しておきましょう。

▼機材チェック

これはリハーサルと同時に行うことも多いですが、パソコンやプロジェクターなどの動作確認を行いましょう。イベント運営では、パソコンがWindowsなのかMacなのかでも操作方法が異なったり、変換ケーブルが必要であったりするため、事前に確認することはもちろんのこと、当日も確認が必須です。

その他、イベント中に電源コードなどが抜けないようにガムテープでしっかりと固定することや配線を一箇所にまとめる等をしておいたほうが安全です。また、パソコンはスクリーンセーバーやウイルスソフト、メッセンジャー、ソフトウェアアップデートなどが起動しないように設定しておくだけでなく、基本的にはインターネットをオフにすることが望ましいです。

これらの設定が心配、またはパソコンのスペックに心配がある場合はイベント業者が持っているレンタルパソコンを使用しましょう。動画再生時に止まってしまう等のトラブルを未然に防ぐことができます。

▼登壇者対応

マイクの有無や種類(スタンド、手持ち、ピン、ヘッドセット等)、ホワイトボードやスクリーンの位置、講演者の立ち位置、ポインターや指示棒などの備品の有無は事前に確認しておき、当日も必ず現場でリハーサルを行うことが運営としては望ましいです。

また、タイムキーパー、ページ送り、暗転のタイミング(キュー出し)は誰が、どうやって誰が指示を出すのか、当日の運営スケジュールに則って事前の設計と当日の確認が必要となります。

5.イベント運営のノウハウ・コツ(開場~イベント終了まで)

開場時間が近づくと実際に参加者が会場に現れます。当然ですが、ここまでに会場のセッティングと受付の用意を済ませておくことが必要です。イベント開始までに注意する点は、いかにして参加者を席までスムーズに誘導できるかです(オンラインイベントの場合は迷わずにアクセスできているかです)。

▼会場への誘導

参加者はイベント開始時刻の10分前に集中して来場する傾向があります(オンラインイベントの場合は開始直前が多いです)。ここでいかにスムーズに参加者を誘導できるかがカギとなります。迷いそうな部分に案内用の立て看板やシートを配置し(余裕があれば人を立たせて)、参加者が迷うことなく受付にたどり着けるようにしておくと良いでしょう。

オンラインイベントの場合は視聴ページを開催日の前日、当日開始30分前に送付しておくと安心です。また、問い合わせの窓口も設置しておくといいでしょう。オンラインイベントで多いのが「視聴できない」という問い合わせですが、参加者の方の視聴環境における場合が多いので、想定問答も用意しておくとスムーズです。

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▼イベント開始~終了まで

事前に作成したタイムスケジュールをもとにイベントが想定通り進行しているかを随時確認していきます。また、運営メンバーが指示通り動いているか、アクシデントやトラブルが起きていないかを確認することも大切になります。

6.イベント運営の費用概算

運営を含め、イベントを初めて開催する人にとって費用がどのくらいかかるのか想像もつかないことも多いのではないでしょうか。ここではよくあるイベントで発生する項目と費用の概算をお伝えしたいと思います。参考にしてみてください。

【100名規模のセミナーの場合】

  • 会場費 200,000~300,000円
  • 機材費 50,000~100,000円
  • 制作費 20,000~50,000円
  • 人件費 100,000円

合計:370,000~550,000円

【200名規模のセレモニーの場合】

  • 会場費 400,000~600,000円
  • 機材費 100,000~300,000円
  • 制作費 200,000~500,000円
  • 人件費 200,000~500,000円
  • 飲食費 500,000~800,000円

合計:1,400,000~2,700,000円

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7.イベント運営会社や管理システムを使用する選択肢も

ここまでいかがでしたでしょうか。イベント運営するために必要な事柄や準備物、当日の流れまでお分かり頂けたかと思います。イベントを成功に導くには数々の押さえるべきポイントがあることをお伝えしましたが、これらをイベント責任者が運営をすべて完璧に準備することは難しい場合もあると思います。

その場合には、これらを専門に行っているイベント運営会社や企画会社へ委託するのもひとつの手です。プロに任せることにより、高品質なイベント開催を担保しつつ、準備の抜け漏れを防ぐことや自身・組織の工数削減に繋げることができます。

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また、今回は触れませんでしたがイベントを実施するにあたり、当然のことながら参加者の集客や参加者情報の管理、連絡等も必要となってきます。これらが既に自社に揃っている場合は問題ありませんが、もし揃っていない場合はイベント専門の管理システムを使用することをオススメします。

イベント専門の管理システムではイベント実施のために必要な機能が整っているので利便性が高く、集客~当日までスムーズに進行することでしょう。イベント担当者や責任者は選択肢のひとつとして持っておくことが賢明です。

この記事を書いた人
Event Bundle運営事務局

イベントの企画や集客などの支援を行っているマーケティングチームが記事を更新します。 イベントマーケティングだけでなく、運営全体について、最新ニュースからすぐ使えるノウハウまで、わかりやすく紹介します!

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